新入社員の第一歩は電話着信音の恐怖感から始まる!

新入社員にとっては電話の着信音は恐いものです相手も解らない、電話を取れば自分の知らないことを、しゃべりだしたらと考えると恐怖感が先立って電話を取らない、つい先輩社員の顔を見る、先輩社員は知らぬふり恐怖感は増すばかり、電話は恐るるには足りません。

電話の着信音には元気よく「ハイ」

「ハイ」と元気よく「○○会社でございます」と答える「ハイ」と会社名を一呼吸おくのです、相手は会社名がハッキリと確認できるのです、この「ハイ」を覚えれば電話を恐れない第一歩なのです、つぎは3回着信音が鳴ればでる「お待たせしました○○会社でございます」と挨拶をするとさわやかで好感がもてるのです、相手も声で年齢層も解るでしょう、ここまでくれば完全に電話の恐怖感はなくなるでしょう、なお「もしもし」は途中で相手の声が途絶えた時に電話がつながっているかどうか確認する時の言葉で通常の会話には使いません。

電話は部署名に続き名前も告げる

相手の電話は必ず名前を告げるのです、取次ぎに責任がもてる意味があるのです、「お世話になっております」を会話に入れれば初対面の人でもこれから先お付き合いが始まるかも知れません、又電話をかけてくる人の名が聞き取りやすい名前とは限りません、よく解らない人の名前は相手の気分を害さない聞き方だ大切です、「失礼いたしますがもう一度お名前をお伺いいできますでしょうか」とやわらかく聞き返してします、名前が確かめられたら「失礼いたしました」と一言添えて取次ぎます。

社員の在や不在は勝手に言わない

「○○さんをお願いします」この度な電話には「○○は他の電話に出ています」などと勝手にいわない、「ええ・・いないと言ってくれなかったの!」そう言っても後の祭りです、「少々お待ちください」がベストな言い方です、電話のかかった事を告げてから取次ぎます、「ハイ少々お待ちください」とは言いません、「ハイ」はいますという意味に取られるのです、後で「あいにく外出しています」と答えても居留守と思われます、もし名指しの人に断る場合は「○○は外出しています、本日は社には戻る予定はありませんので私くしがご伝言を承ります」となかにはいるのです、誤って伝えた相手には覚悟を決めて「申し訳ございません、ただ今席にいたのですが外出したようです、私くしが気づかづ大変失礼いたしました」よろしければ私がご伝言を承りいたします」とミスを伝えます。

会話が聞き取れない場合は電話機

周囲の雑音や小声の相手で聞き取れない場合は「よく聞こえないのですが」は失礼、電話の回線が悪いというイメージで」「恐れ入りますが、お電話が少し遠いようなのでもう一度おっしゃっていただけますか」とハッキリと相手にうながします、間違えても「お風邪ですか?」と言ってはいけません「別に風邪などひいていませ、いつもこんな声ですから」と言われればなにも言い訳ができません、聞き取れない場合は電話機のせいにする、あるいは雑音のせいにする、相手の声にはしないことです、そして静かなところから電話をかけ直すのです。

今までのまとめ

新入社員の電話の恐怖感の解放や取次ぎの方法を記載しました、電話の着信音には現金よくハイと元気よくでる、電話は部署名に続き名前も告げる、社員の在や不在は勝手に言わない、聞き取れない場合は電話機のせいや雑音のせいにする、いずれも大事なことです、新人社員には、お客様フアーストの気持ちで対応’しましょう。

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